El archivo documental
El archivo histórico de la Academia reúne la documentación conservada en la institución desde su fundación hasta nuestros días. Se trata de un archivo poco extenso pero importante, al custodiar en sus casi 250 archivadores material documental relativo a las destacadas personalidades del mundo de la cultura española ligadas a la institución, ya sea por haber desempeñado la dirección o por haber disfrutado alguna de sus prestigiosas pensiones y becas. A estos documentos se suman aquéllos relacionados con los diferentes aspectos de la vida de la Academia, desde los relativos a su normal administración y funcionamiento hasta los relacionados con algunas de las obras de restauración y mantenimiento del edificio o con las actividades culturales en ella celebradas.
Es importante aclarar que la Academia no posee documentación histórica relativa a la iglesia, al convento o a la comunidad franciscana de San Pietro in Montorio. El material conservado se circunscribe estrictamente a la Academia de España.
Subfondos del archivo
- I. Pensionados y becarios
- II. Directores
- III. Comunicaciones oficiales
- IV. Oficios
- V. Inventarios, obras y reformas en la Academia
- VI. Actividades culturales
- VII. Libros de toma de posesión
- VIII. Hojas de servicio de pensionados
- IX. Registro de correspondencia
- X. Copiador de comunicaciones
- XI. Dossier de prensa
- XII. Archivo Culturales del Ministerio de Asuntos Exteriores
- XIII a XVII. Documentación administrativa
Desde el punto de vista histórico-artístico, las secciones más importantes son las relativas a Pensionados y becarios, Directores y Comunicaciones oficiales. No existen expedientes de todos los pensionados y directores (algo frecuente entre los anteriores a la inauguración de la sede de San Pietro in Montorio pero que puede hacerse extensivo a todos los decimonónicos en general), y su contenido puede variar desde un solo documento hasta los más de 200 custodiados en algunos de los posteriores a 1960. En conjunto se trata de expedientes compuestos por un material heterogéneo que algunas veces no corresponde cronológicamente a la estancia del pensionado. Aunque son documentos en su mayor parte de carácter oficial, intercambiados entre pensionados, directores, secretarios, embajada y ministerio, con frecuencia se encuentran todo tipo de papeles, desde algunas cartas personales hasta instancias, peticiones de viáticos, certificados consulares de residencia o imágenes dispersas. En muchos casos se han conservado las memorias anuales o los resúmenes de actividades de los pensionados, completados frecuentemente por postales y otros materiales varios enviados en el curso de sus viajes, como recortes de prensa, folletos de exposiciones o fotografías.
En cuanto a la historia arquitectónica del edificio desde 1876, fecha de su cesión al Estado español para la instalación de la Academia, la sección V contiene la documentación pertinente aunque de muchas de las intervenciones de rehabilitación no se conserva nada en el archivo, al ser obras directamente licitadas y aprobadas por el propio Ministerio desde su sede central en España.
Otras secciones, igualmente importantes para trazar la historia de la institución pero menos relevantes respecto a los pensionados y directores u otros aspectos histórico-artísticos, son las que contienen la documentación administrativa.
El archivo fotográfico
Sección aparte del archivo la constituye el Fondo fotográfico cuyas imágenes, aproximadamente 2.000 entre positivos y negativos sobre diferentes soportes, son un importante complemento de la documentación escrita. Las fotos más antiguas son de actos celebrados en la Academia así como retratos y escenas de la vida de los pensionados, algunas tomadas por ellos mismos durante sus viajes de estudio. También son de gran interés las fotografías de los trabajos obligatorios que los pensionados debían realizar anualmente, única fuente para conocer algunos de ellos en paradero desconocido o destruidos aunque, al no estar estipulada la obligatoriedad de fotografiarlos antes de ser enviados al ministerio, no haya una galería completa de imágenes de dichos envíos. Las fotografías más modernas han sido tomadas, en su mayor parte, durante el desarrollo de los numerosos actos culturales celebrados en la institución.
Acceso
Por motivos de conservación, el acceso al archivo está permitido exclusivamente a investigadores que puedan acreditar un interés histórico, científico o cultural relevante. El permiso se solicitará a través de un módulo en el que se harán constar los datos del interesado y se justificará la necesidad de la consulta del material de archivo. Una vez aceptada la petición, el investigador podrá proceder a la consulta, siempre previa cita, comprometiéndose a respetar las normas internas del archivo que le serán explicadas a su llegada, y a entregar una copia a la Academia de la publicación que resulte de sus investigaciones. Para publicar imágenes de los documentos del archivo es necesario solicitar autorización.
Es posible consultar la documentación hasta 1985; para fechas posteriores, la solicitud será valorada caso por caso. El material no ha sido digitalizado por lo que puede ser consultado sólo in situ. Para más información, consultar Servicios y acceso a la biblioteca.